Olen parissakin projektissa parhaillaan jollakin tavalla tekemisissä lomakkeiden kanssa, joko tuen niiden suunnittelua tai ennakoin tarvetta. Toisaalta en ollenkaan pidä lomakkeista, mutta harva kai myöntää pitävänsä. Jos lomakkeista aidosti pitäisi, täytyisi olla mentaliteetiltaan joko venäläisten klassikoiden byrokraattien tai Tuntemattoman sotilaan Mäkilän sukua.
Tietoteknisen koulutuksen saaneena toisaalta ymmärrän lomakkeiden merkityksen ja käytännöllisen kauneuden. Lomakkeen jokainen loma eli täytettävä aukko vastaa vähintään yhtä muuttujaa tai kenttää jossain tietojärjestelmässä, oli tämä sitten atk-järjestelmä tai organisaation sisäinen käsittelyrutiini. (Vanha suomen sana loma tarkoittaa aukkoa, mikä näkyy vielä sanassa hammasloma.)
Kaikki lomakkeiden keräämä tieto on siis tarpeellista. Lomakkeiden ja niitä hyödyntävän byrokratian tragikomiikka on siinä, että ne toisaalta keräävät tietoa tehokkaastikin, mutta toisaalta piilottavat vielä tehokkaammin käyttäjiltä sen, mitä tuolle tiedolle tapahtuu. Lomakkeen suunnittelija ei koskaan pysty eläytymään käyttäjän todellisuuteen, koska tietää mitä kullekin lomakkeen keräämälle informaation palaselle tapahtuu; hän on sokea sille, miltä lomake ilman tätä taustaymmärrystä näyttää.
Lomakkeen toinen nimitys, kaavake, kertoo enemmän siitä, mitä kerättävälle tiedolle tapahtuu: sitä käsitellään jonkin kaavan, eli organisaation sisäisen tai organisaatioiden välisen rutiinin mukaan. Tähän viittaa osittain myös kansainvälinen termi form, joka tarkoittaa yleensä myös muotoa ja kaavaa etenkin muodossa formula.
Palautelomake lupaa yhteydenoton tietoja vastaan, mutta ei kerro käsittelystä. Täyttäjä saa luvan kertoa palautteessaan "mitä tahansa". Käsitelläänkö palaute miten tahansa? Lähde: Metla http://www.metla.fi/julkaisut/mt/713/luku8.html Käyttöoikeus: sitaattioikeus.
Erityisesti paperilomakkeen eräs merkitys on nykyään sama kuin suojatien eteen rakennetun töyssyn: se hidastaa, sillä tavalla kontrolloi tietovirtaa organisaatiota kohti. Kirjastossakin saatetaan kerätä asiakastiedot lomakkeella, jotta ne voidaan myöhemmin syöttää järjestelmään. Samalla toki saadaan "kerättyä" asiakkaan allekirjoituskin, joka varsinaisena sitoumuksena kuitenkin otetaan muualle eli kirjastokorttiin. Lomakkeen allekirjoitus on siis ylimääräinen; niinpä asiakastiedot voidaan ainakin oppilaitoksissa massasiirtää toisista rekistereistä. Massasiirtoa ei pysäytellä jokaisen asiakkaan allekirjoitettavaksi, kuten paperilomakkeella tehdään. Byrokratia siloittaa omat tiensä, mutta rakentaa töyssyt asiakkaiden kulkuväylille.
Tutkimusmenetelmäkoulutuksessa opetellaan kyselyiden ja lomakkeiden tekoa. Ylen harvoin olen nähnyt tai kuullut lomakesuunnittelua kytkettävän kunnolla tiedon tallentamiseen, puhumattakaan analyysista. Niinpä osa lomakkeita suunnittelevista ihmisistä luulee edelleen lomaketta palaksi paperia, vaikka lomake pikemminkin on tietojärjestelmän syöttöliittymä ja yksi organisaation toiminnan rajapinnoista. Visuaalinen suunnittelu on lomakesuunnittelun toinen tärkeä puoli, mutta se toinen, tiedon tallennus- ja käyttöprosessi, on vielä tärkeämpi.
Suunnitteluun ei pitäisikään mielestäni käyttää aluksi graafista välinettä, vaan esimerkiksi Exceliä tai jotain tietokantaohjelman lomake-editoria, jolloin taustarakenne tulisi samalla ainakin jotenkin läpikäydyksi. Lomakkeiden suunnittelu pitäisi aloittaa tiedontarpeen kriittisestä arvioinnista, siitä, mitä tietoa oikeasti on kerättävä lomakkeella. Mutta tiedän raadollisen puolen: vakioitu perustieto on paljon helpompi kerätä asiakkaalta viiteentoista kertaan kuin yrittää löytää se organisaation sisäisestä tietovarannosta. Siitä byrokratia pitää huolen, usein tietosuojan kaapuun kietoutuneena. Mutta onko tiedon yhdistelyä parempaa tietosuojaa oikeasti se, että asiakas antaa tietonsa useaan kertaan hajalleen pitkin organisaatiota?
Lisää lomakkeista: ARTO-haku, artikkeleita aiheesta: lomakkeet (asiasanahaku, lajiteltu uudemmasta vanhempaan). Vastaavaa Google-hakua en tietystä syystä linkitä tähän. Olen sivunnut lomakkeiden taustarakenteita myös merkinnässä Tietoelementit: tiedonrakentelun konkretiaa (27.8.2008).
Tämä teos jonka tekijä on Juha Kämäräinen on lisensoitu Creative Commons Nimeä- Tarttuva 1.0 Suomi lisenssillä.
Kommentit
Tämän blogin kommentit tarkistetaan ennen julkaisua.