Lähdetietojen käsittely on äärimmäisen yksinkertaista. Tiedämme, mitä tietoja lähteestä tulee tallentaa ja kirjoittajan ohjeista tai opinnäytetyöohjeista näemme pilkulleen, mihin muotoon tekstiviitteet ja lähdeluettelo laaditaan. Kuitenkin voi Armas J. Pullan luoman Rymy-Eetun nuotilla todeta: "Ja lähdetiedon kanssahan me tuskailemme kaikki!" Ei ole opettajaa, tutkijaa, opiskelijaa eikä kirjastolaista, joka ei joskus manailisi lähteiden ja viitteiden käsittelyn kanssa. Yleensä lähdeprobleemat vielä kohdataan tilanteessa, jossa kirjoitustyöhön varattu aika ja energia ovat muutenkin lopuillaan.<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

Lähdetiedon käsittelyn perusprosessin hanskaaminen on siis mitä oivallisin tapa avata keskustelu projektien tiedonhallinnasta: näin vähennämme projektistamme ylimääräistä tuskaa ja saamme enemmän energiaa tehdä tulosta. Lähdetieto on muutenkin se tulokulma, josta informaatikko luontevasti sujahtaa projektiin mukaan. Näin periaatteessa. Vastuksia on kuitenkin odotettavissa.

1796143.jpg

Lähde: La Serrière -joen alkulähde Sveitsissä. (Charles Bösiger 2007, lisenssi: Public Domain)

Jotta lähdetietojen käsittely projektissa saadaan systemaattiseksi - tämä taas on välttämätöntä hyötyjen saamiseksi, kuten myöhemmin nähdään - täytyy olla liikkeellä ajoissa ja päättäväisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että lähdeaineiston hallintaan systematiikkaa edistävän henkilön on projektin aluksi esiteltävä uusi työväline, lähteiden ja viitteiden hallintaohjelmisto ja sen edellyttämä toimintamalli. Esittelijän on parasta löytää kunnollisia argumentteja, varsinkin, jos hän tulee sellaisesta suunnasta, josta ei perinteisesti odoteta muuta kuin hiljaista myötäilyä ja "tukitoimintoja". (Toinen rasite voi olla kirjastolle muodostunut nalkuttavan nipottajan maine, jolloin informaatikon tekemä ehdotus on lähtökohtaisesti pelottava.)

Jorma Sipilä puhuu Himalajan ylityksestä, projektin deadlinen lähestyessä tehtävästä suunnattomasta työponnistuksesta, jonka avulla projekti juuri ja juuri hoidetaan ajoissa. Työprosesseja kehittämällä "Himalaja" saadaan leikattua kohtuullisemmaksi. (Sipilä 1998, 109.) Osa tällaisesta tasoittelusta tehdään juuri tiedonhallinnassa.

Viitteidenhallintaohjelmiston käyttö muuttaa lähdetiedon käsittelyprosesseja "etupainoisiksi": tiedonlähteiden tietoja syötetään tai imuroidaan tietokantaan sitä mukaa kun potentiaalisia lähteitä kohdataan, riippumatta siitä, tullaanko tiettyä yksittäistä lähdettä lopulta käyttämään vai ei. Tätä tietoa ei vielä tarvita, sillä projektin aikana ei koota suoraan lähdeluetteloa vaan työbibliografiaa.

Työbibliografialla tarkoitan sellaista lähdetietojen karttuvaa kokonaisuutta, joka sisältää hankkeessa mahdollisesti hyödylliseksi tunnistetun aineiston tiedot. Aineisto voi olla muodoltaan lähes mitä tahansa, sillä kunnollinen viitehallintaohjelmisto osaa hallita totunnaisten kirjojen ja artikkelien lisäksi niin www-sivut, DVD:t kuin henkilökohtaiset tiedonannot ja taideteoksetkin. Lisäksi voi turvata kaatoluokkaan, jos valmiit formaatit eivät riitä. Tärkeintä on, etteivät projektille relevantit aineistot karkaa työbibliografian ulkopuolelle.

Työbibliografian tallennuskynnys on syytä pitää matalana. Kannattaa varoa sitä, että ryhmän jäsenet alkaisivat vaivihkaa luoda omia työ-työbibliografioitaan, koska arkailevat tallentamista yhteiseen tietokantaan. Tiedonhallinta on projektin yhteisen muistin rakentamisen ohella myös luottamuksen rakentamista.

Viitteidenhallintaohjelmistot eivät pelkästään tallenna viitteitä, vaan tarjoavat mahdollisuuksia kommentoida ja linkittää käytettyjä lähteitä viitetietoihin. Nämä piirteet näyttävät kyntensä ryhmätyössä: systemaattisella kommenttien käytöllä voidaan esimerkiksi jakaa työtä ryhmän jäsenten kesken ja helpottaa lähteiden muistamista.

Kun hanke etenee, työbibliografiasta otetaan esimerkiksi palavereihin listauksia eri kriteereillä, joilloin bibliografia dokumentoi – tietysti varsinaisten tuotosten ja erilaisten esitysten ohella - sitä, kuinka eri osa-alueilla edistytään.

Tarkastelen toisaalla lähemmin hankekirjoittamista, toimintamallia, jossa kirjallisten tuotosten tekeminen liitetään kiinteäksi osaksi koko hankkeen kulkua. (Ks. Lambert 2008.) Hankekirjoittaminen ja lähdetiedon hallinta kytkeytyvät tiiviisti yhteen siten, että hankekirjoittamiselle on tyypillistä luoda ja julkaista erilaisia tuotoksia eri medioissa hankkeen edetessä. Tällöin kirjoittaja osaa antaa arvoa sille, että ainakin osa lähdetiedoista on jo tallennettu ja verraten helposti viitattavissa eri julkaisufoorumien edellyttämässä muodossa. Informatiiviset kommentit tietokannassa auttavat palauttamaan mieleen ja valitsemaan uudelleen tarkasteltavaksi jo aiemmin käsiteltyjä lähteitä.

Kun työbibliografian sisältämiin tietoihin viitataan, se tapahtuu esimerkiksi RefWorks-ohjelmassa kopioimalla omaan tekstiin seuraavankaltainen "alkeisviite": {{20 Sipilä, Jorma 1998/F, 109;}}. Merkintä tarkoittaa erään tietokannan tietuetta n:o 20, joka sattuu tässä tapauksessa olemaan Jorma Sipilän "Asiantuntija ja asiakas". Merkinnän jälkimmäisellä osalla kohdistetaan viittaus tuon kirjan sivulle 109. Viitteet saavat lopullisen, halutun viittauskäytännön mukaisen, muotonsa erillisessä muunnosajossa vasta tekstin muuten valmistuttua. Tällaisella "myöhäisellä sidonnalla" mahdollistetaan se, että teksti kelpaa erilaisia viittauskäytäntöjä soveltaviin julkaisuihin. Myös lähdeluettelo rakentuu samassa ajossa yhtenäiseen muotoon.

Muistuttelin, että viitteidenhallintaohjelmisto on otettava käyttöön varhaisessa vaiheessa ja läpi koko hankkeen. Varsinkin laajemmissa hankkeissa on tavallista, että kirjallisia tuotoksia on tekemässä useampi kirjoittaja ja ne kootaan lopulliseen muotoon pienemmistä osista. Jos kirjoittajien joukossa tällöin on vastarannankiiski, joka kieltäytyy eri verukkein käyttämästä samaa viitteidenhallintaohjelmaa ja -tietokantaa kuin muut, hänen työnsä täytyy viitteiden osalta parsia erikseen käsityönä – todennäköisesti se kyllä on muutenkin katsottava muiden työtä tarkemmin. Yksittäisiä viitteitä ei voi jättää tekstiin "manuaalisesti tehdyiksi", koska ne silloin jäävät pois lähdeluettelosta.

Kannattaako viitteidenhallintaohjelmiston käyttö ja työbibliografian kokoaminen, sanalla sanoen koko tiedonhallinta-ajattelu, lopulta ensinkään? Yksityiskohtia, vaivaa ja vastuksia näyttää riittävän. Pessimisti sanoisi: ei, ajetaan vaan samoilla nelikulmaisilla pyörillä tämä projekti ja seuraavakin. Samalla säästytään oppimasta uutta. Itse uskon runsaasti eritasoisia välineitä viitehallintaan käyttäneenä – kokemusta on pahvikorteista ja käsintehdyistä www-sivuista DBaseen ja Exceliin – saaneeni jokseenkin realistisen käsityksen.

Viitehallintaohjelmiston käyttö maksaa vaivan, jos hanke on hiukankaan laajempi tai siihen sisältyy ajatus, että jotakin jatkoa voi samasta aihepiiristä vielä tulla. Siinä vaiheessa kun huomataan Nelli-portaaliin sisältyvä pieni punainen nappi, jolla viitteet siirtyvät Refworksiin, ohjelman ja tarvittavan systematiikan opiskelu maksaa itsensä takaisin. Harmi, että nykyisellään Nelli tuntuu lähettävän tietueet Refworksiin hieman sotkuisina – tarkistaminen on siis tarpeen.

Tässä siis katsaus viitteidenhallinnan perusteisiin. Tällä pärjää pitkälle. Varoitus: kun Refworks kytketään yhteen eräiden muiden välineiden kanssa, seuraa velhoilua...

 

Creative Commons License
Tämä teos jonka tekijä on Juha Kämäräinen on lisensoitu Creative Commons Nimeä-Tarttuva 1.0 Suomi lisenssillä.